
�(fā)布時間:2020/11/6 11:20:44 信息來源� (海茵公司 封雁�) 瀏覽次數(shù)�11165
“借鑒用戶畫像思維,結(jié)�OA平臺的數(shù)�(jù)分析對具體部門公文情況�(jìn)行畫�,針對性地提出解決辦法,公文審核效率明顯提高了?!蔽遗d奮地向部門�(lǐng)�(dǎo)匯報�
作為海茵公司行秘崗員�,在日常收發(fā)文、公司網(wǎng)站和�(nèi)刊中,我深深感受到軌道地�(chǎn)公司對數(shù)字信息化建設(shè)的高度重�,在OA�HR系統(tǒng)運行良好��2020年軌道薈運營系統(tǒng)開通了在線開盤支付、在線物�(yè)繳費等功�,極大地提升了軌道地�(chǎn)公司的市場競爭力。這讓我深受鼓�,同時也在思索怎樣運用平臺的賦能提升崗位的工作效率,做好公文審核服�(wù)�
猶記得我2019年畢�(yè)不久就入職到海茵公司從事行秘崗工�,由于國企房開公司公文專�(yè)性較�,而自己經(jīng)驗不�,每�(dāng)OA�3個以上審批流程就會緊�,甚至連晚上做夢都是在審核公文。這個痛點讓我寢食難�,通過帶著問題不斷�(jìn)行學(xué)�(xí),我突然�(fā)�(xiàn),也許用戶畫像這個思維模式可以幫助解決眼前的難題。用戶畫像是勾畫目標(biāo)用戶、聯(lián)系用戶訴求與�(shè)計方向的有效工具,在大數(shù)�(jù)時代背景下,將用戶的每個具體信息抽象成�(biāo)�,利用這些�(biāo)簽將用戶形象具體化,從而為用戶提供有針對性的服務(wù)。我大膽借鑒用戶畫像的思維模式,對�(fā)文最多的某部門OA上的相關(guān)�(shù)�(jù)�(jìn)行了整理、統(tǒng)計和分析,歸納出三個標(biāo)簽:一是發(fā)文對象多,其中:政府機關(guān)及行政主管部門約占11.2%,上級主管單位約�38.4%,協(xié)作單位約�30.4%,客戶約�20%;二是年代久�(yuǎn)及復(fù)雜性業(yè)�(wù)公文多,占該部門�(fā)文總�(shù)�32%;三是公文修改處多,平均每份公文修改點為5-6�,其中:行文格式問題約占問題總數(shù)�47%,邏輯條理問題約占問題總�(shù)�34%,數(shù)字表述問題約占問題總�(shù)�13%,單位名稱問題約占問題總�(shù)�6%�
�(jīng)過深思熟�,我向部門�(lǐng)�(dǎo)匯報并建議采取以下方法:一是將不同的發(fā)文對象按政府機關(guān)、行政主管部門、上級主管單位以及協(xié)作單位等�(jìn)行分類,根據(jù)不同的發(fā)文對象整理出相對�(yīng)的文�、格式、常用語句等,形成模板,作為�(yè)�(wù)部門的擬稿參�;二是通過培訓(xùn)、書�、網(wǎng)�(luò)、工作實踐等多方面積累專�(yè)知識,對于年代久�(yuǎn)或者復(fù)雜的�(fā)文,通過查檔和詢問當(dāng)事人等方�,客觀還原事情�(fā)生經(jīng)過,充分了解擬文意圖,確保中心思想不變的前提下,對�(fā)文內(nèi)容�(jìn)行完�;三是整理歸納擬稿人的行文習(xí)�,根�(jù)不同擬稿人的特點�(jìn)行針對性的擬文指導(dǎo)��
�(jīng)過與該部門半年的溝通交�,效果開始顯�(xiàn)�2020年該部門每篇�(fā)文修改點�5-6個減少到2-3�,同比減少約50%,核稿時間同比減少約40%,跨部門�(xié)作溝通更順暢��
軌道地產(chǎn)公司的強大的�(shù)字信息化平臺既提升了我的視野,讓我感受到新時代背景下�(shù)字信息化�(lǐng)域的豐富�(nèi)�,又讓我更新了觀念,體驗到信息技�(shù)支持下的�(yè)�(wù)�(chuàng)新成�。這些都培�(yǎng)了我的數(shù)�(jù)意識和理論素�(yǎng),還讓我充分了解到自身的�(yōu)勢和不足�
千里之行,始于足�。我將立足于自己本職崗位,繼�(xù)加強對公司業(yè)�(wù)和數(shù)字信息化管理的學(xué)�(xí),認(rèn)真實踐以用戶為中心的服務(wù)精神,扎扎實實地做好公文審核工作�